Her finder du en liste over de ting gruppen skal indberettes i forbindelse med årsskiftet og afholdelsen af grupperådsmødet. Der er to vigtige datoer for indberetning til korpset, tjeklisten er derfor opdelt i to overskuelige dele.

Tjeklisten skal være en hjælp til hurtigt at kunne få overblik over hvad korpsledelsen har brug for fra grupperne - punkterne er uddybet længere nede.

Tjekliste - Omkring årsskiftet

• Opdater medlemstal og -oplysninger i medlemssystemet Webling

• Opdater kontaktoplysninger på både grupperådsmedlemmer og ansvarlige ledere i medlemssystemet Webling

  • Bemærk der skal anføres en adresse og E-mail for personerne med et ledelsesansvar.

• Booking af Tydal til kommende år

Tjekliste - Efter grupperådsmødet

• Indsend referatet fra grupperådsmødet

• Indsend det godkendte grupperegnskab fra sidste år

• Indsend gruppens årsberetning for sidste år (bidrag til den gule beretning)

  • Indsend 2-3 billeder til årsberetningen

Uddybende tjekliste

Medlemstal og lederoversigt

I har fået tilsendt en skabelon for indberetningen af jeres medlemstal. Det er vigtigt at I følger skabelonens kategorier, så oplysningerne er nemt at flytte til det kommende medlemssystem. I Excel-skabelonen skal samtlige medlemmer (både aktive og passive) angives. Yderligere skal der udfyldes en lederliste, så bl.a. korpsets lederblad lander i de rigtige indbakker.

I år skal gruppen IKKE indsende medlemstal til SdU. Excel-skabelonen udfylder automatisk oplysningerne til SdU og indsendes samlet fra korpset.

Kategorier der SKAL udfyldes i excel-arket:

Medlemsliste (VIGTIGT - denne afhænger SdU årsindberetningen af)

• Fornavn

• Efternavn

• Fødselsdato (alder auto-udfyldes)

• Mand/kvind

• Går, gik eller skal gå i dansk skole/børnehave

Lederliste

• Alle kategorier skal udfyldes her

• Husk at alle grupperådsmedlemmer også skal være på medlemslisten. Ifølge §16.8 er alle grupperådsmedlemmer korpskontingentpligtige men til en symbolsk sats.

Tydal booking

Husk at booke hytter og lejrpladser på Spejdergården Tydal så tidligt som muligt, det er først-til-mølle. Kontakt hertil bestyrer Helmut Werth under sdu.tydal@t-online.de

Gruppens årsregnskab

Af skattemæssige årsager skal korpset angive gruppens beholdninger. Alle grupper skal indsende deres færdige regnskab, og en kopi af deres bankbøger - for at vi i ledelsen kan afslutte korpsets regnskab. Af regnskabet skal gruppens beholdning tydeligt fremgå.

Gruppens årsregnskab SKAL afleveres i korpset Excel-skabeloner.

Hvis i har spørgsmål til gruppens regnskab eller brug for hjælp, så kontakt kassereren på kasserer@spejder.de.

Gruppens årsberetning

Gruppens årsberetning til den Gule Beretning. Skriv omkring 1-2 A4-sider om hvad I har lavet og oplevet i gruppen i sidste år. Beretningen skal sendes i et Word-dokument med skrifttype Verdana, skriftstørrelse 12, og må maks fylde 2 A4-sider. Billeder skal afleveres som ekstra filer i en god opløsning, gerne 2 til 6 stk.

Referat fra grupperådsmøde

Ifølge korpsets vedtægter skal grupperne holde et årligt grupperådsmøde senest marts måned (§19). På mødet skal der bl.a. vælges en gruppebestyrelse. Det er altså en god ide at finde egnede kandidater tidligt, så mødet i feb-marts bliver en succes. I hjemmesiden kan i finde en Word-skabelon til en invitation til grupperådsmødet, samt en skabelon til et referat. Husk at sende invitation samt dagsorden 2 uger inden mødet afholdes. Husk også at sende referatet og gruppens godkendte regnskab til korpsledelsen efter grupperådsmødet.

I kan læse mere om grupperådsmødet i korpsets vedtægter, som I finder her